Electronic Commerce, Telelearning, Online Analytical Processing, Customer Relationship Management ... die Innovationen in der Informationstechnologie scheinen kein Ende zu finden. Umso erstaunlicher mutet es an, daß das Papier die Geschäftsabläufe in Unternehmen nicht nur dominiert, sondern sein Volumen sogar ständig zunimmt. Die Ursachen für dieses Phänomen sind vielschichtig und zur Zeit nicht völlig behebbar. Daher stellt sich die Frage, wie sich unter Einsatz der neuen Technologien die Kosten für den Umgang mit Papier reduzieren lassen und ein effizienter, intelligenter Arbeitsablauf erreicht werden kann. Wie dies funktionieren kann, das zeigen sechs Forscher am DFKI Kaiserslautern. Sie arbeiten am VirtualOffice Projekt, das vom Bundesministerium für Bildung und Forschung finanziert und im DFKI-Forschungsbereich Infomationsmanagement und Dokumentanalyse unter Leitung von Prof. Andreas Dengel durchgeführt wird. Es verknüpft Techniken aus den marktreif gewordenen Forschungsgebieten Dokumentanalyse und Sprachverarbeitung mit am Markt verfügbaren Workflowmanagement-Systemen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Als Anwendungsgebiet wurde von den Forschern die Auftragsbearbeitung in der Materialwirtschaft von Unternehmen gewählt. In diesem Bereich fällt eine Menge Brief- und Faxverkehr (Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, etc.) an, dessen Bearbeitung in vielen Firmen umständlich, papierintensiv und zeitaufwendig verläuft. Zunächst erfaßt die zentrale Poststelle diese Dokumente und leitet sie an die hoffentlich passenden Sachbearbeiter weiter. Diese erfassen ihrerseits den Inhalt, geben die elektronisch benötigten Daten ein, führen die passenden Aktionen aus und archivieren schließlich das Papierdokument in einem Vorgangsordner. Warum sollte dieser Vorgang nicht automatisierbar sein, ohne zwingend die Abkehr vom Papier zu fordern? Die Lösung sieht wie folgt aus: Eingehende Papierdokumente werden gescannt und automatisch dem entsprechenden Vorgang und Sachbearbeiter zugeordnet. Überdies extrahiert das System weitere benötigte Informationen wie beispielsweise Preise und Firmenanschriften. Die Postsortierung entfällt, der Sachbearbeiter erspart sich das Abtippen der Daten und das Dokument kann elektronisch archiviert werden, ohne daß auf das Original verzichtet werden muß. Um all dies zu leisten, sind mehrere Verarbeitungsschritte notwendig: Bildvorverarbeitung, OCR, inhaltliche Klassifikation und Informationsextraktion. Zur Erlangung einer Mindestperformanz beziehen diese Analyseverfahren Wissen ein, welches im Kontext des Workflowmanagement-Systems zur Verfügung steht - als Nebeneffekt ist damit eine Ergebnisverbesserung möglich. Bisherige Tests lassen auf eine korrekte Prozeßzuordnung in mehr als 75% der Fälle schließen. Unternehmen können mit diesem Ansatz nicht nur die gerade beschriebene Auftragsverarbeitung verbessern, das Konzept läßt sich beispielsweise auch auf den Kundenservice oder das firmeninterne Wissensmanagement übertragen. Wieviel Marktpotential das Forschungsprojekt bietet, zeigt sich am Interesse der Industrie. Eine im Forschungsbereich entwickelte Formularverarbeitung wird zur Zeit erfolgreich vermarktet; zwei namhafte Hersteller von Workflowmanagement-Systemen haben kostenlose Systemlizenzen zur Verfügung gestellt und ihren Besuch in Kaiserslautern bereits vorgemerkt. Einer modernen Informationsgesellschaft, die gleichzeitig am bewährten Papier festhalten darf, steht also nichts mehr im Weg.

C. Wenzel